Flåtedata som grunnlag for regnskap og avskrivning

Flåtedata som grunnlag for regnskap og avskrivning gjør at driftsdata, historikk og økonomidata peker mot samme enhet og samme beslutningsgrunnlag. Når drift og regnskap lever for langt fra hverandre, mister begge sider nytte av informasjonen de allerede har.

Poenget er ikke å registrere mest mulig. Poenget er å gjøre kostnadsbildet nyttig i drift, vedlikehold, dokumentasjon og videre beslutninger mens enheten fortsatt er i bruk.

Hva tallene må fortelle dere

Flåtedata som grunnlag for regnskap og avskrivning gjør at driftsdata, historikk og økonomidata peker mot samme enhet og samme beslutningsgrunnlag. I praksis betyr det at bedriften må kunne svare raskt på spørsmål om identitet og historikk som kan brukes i økonomien, kostnader som bør knyttes til riktig enhet, grunnlag for avskrivning, gevinst og tap og hvordan operativ bruk gir bedre tolkning av tallene. Når svarene ligger spredt, blir også resten av arbeidsflyten mer tungvint og personavhengig.

Dette henger tett sammen med kostnad per kjøretøy: hvordan få kontroll , fordi god struktur på ett område gjør resten av oppfølgingen enklere og mindre personavhengig.

Tegn på at kostnadsbildet blir for grovt

• Folk må spørre flere personer før de får et sikkert svar.
• Informasjon om identitet og historikk som kan brukes i økonomien og kostnader som bør knyttes til riktig enhet finnes, men ikke samlet på samme sted.
• Status på grunnlag for avskrivning, gevinst og tap blir ofte vurdert for sent eller på nytt hver gang noen spør.
• Beslutninger om hvordan operativ bruk gir bedre tolkning av tallene tas ofte uten at historikken er godt nok synlig.

Hvordan gjøre kostnaden mer styrbar

1. Knytt kostnader til riktig kjøretøy, maskin eller utstyrsenhet så tidlig som mulig i arbeidsflyten.
2. Se tallene i sammenheng med bruk, kapasitet og driftsmønster i stedet for bare totalsummer.
3. Skill mellom normal drift, planlagt vedlikehold og faktiske avvik slik at analysen ikke blir uklar.
4. Bruk historikken aktivt når dere vurderer flytting, utskifting, leasing eller videre eie.

Når denne arbeidsformen er på plass, blir det lettere å gå videre til eu-kontroll og serviceintervaller i bilflåten og samtidig få mer verdi av skadeavvik og dokumentasjon i flåten .

Hvem dette er mest relevant for

Dette er aktuelt for bedrifter som vil koble operativ oppfølging tettere til økonomiske vurderinger uten å gjøre driften tung. Fellesnevneren er at oversikten ikke lenger kan bæres av hukommelse, enkeltpersoner eller løse regneark alene.

Slik henger dette sammen med Natr

Natr er laget for bedrifter som vil samle biler, maskiner og utstyr i samme operative register. Derfor henger flåtedata som grunnlag for regnskap og avskrivning naturlig sammen med kostnad per kjøretøy: hvordan få kontroll , eu-kontroll og serviceintervaller i bilflåten og hele guidesamlingen for Natr . Når disse sporene samles, blir det lettere å bruke samme informasjon i drift, oppfølging og kostnadsforståelse.