Hva bør være med i et utstyrsregister

Et godt utstyrsregister trenger nok felt til å være nyttig i drift, men ikke så mange at registreringen stopper opp før den har kommet i gang. Mange starter enten for smalt og mister styringsverdi, eller for bredt og ender med et register ingen orker å vedlikeholde.

Poenget er ikke å registrere mest mulig. Poenget er å gjøre registeret nyttig i drift, vedlikehold, dokumentasjon og videre beslutninger mens enheten fortsatt er i bruk.

Hva dette betyr i praksis

Et godt utstyrsregister trenger nok felt til å være nyttig i drift, men ikke så mange at registreringen stopper opp før den har kommet i gang. I praksis betyr det at bedriften må kunne svare raskt på spørsmål om identitet, kategori og eierforhold, lokasjon, ansvarlig og status, dokumenter, frister og historikk og måledata, kostnader og avvik. Når svarene ligger spredt, blir også resten av arbeidsflyten mer tungvint og personavhengig.

Dette henger tett sammen med utstyrsregister for biler, maskiner og verktøy , fordi god struktur på ett område gjør resten av oppfølgingen enklere og mindre personavhengig.

Tegn på at oversikten ikke holder lenger

• Folk må spørre flere personer før de får et sikkert svar.
• Informasjon om identitet, kategori og eierforhold og lokasjon, ansvarlig og status finnes, men ikke samlet på samme sted.
• Status på dokumenter, frister og historikk blir ofte vurdert for sent eller på nytt hver gang noen spør.
• Beslutninger om måledata, kostnader og avvik tas ofte uten at historikken er godt nok synlig.

Hvordan bygge en mer brukbar struktur

1. Definer hvilke enheter som skal inn i samme register og bruk samme identitetslogikk hver gang.
2. Gjør ansvarlig person, lokasjon og status synlig uten at noen må lete etter siste oppdatering.
3. Knytt dokumentasjon, frister og hendelser til objektet i stedet for til den som tilfeldigvis husker mest.
4. Bruk den samme strukturen videre i vedlikehold, avvik og kostnadsoppfølging slik at dataene kan gjenbrukes.

Når denne arbeidsformen er på plass, blir det lettere å gå videre til eu-kontroll og serviceintervaller i bilflåten og samtidig få mer verdi av kostnad per kjøretøy: hvordan få kontroll .

Hvem dette er mest relevant for

Temaet er relevant for ledere og driftsansvarlige som skal definere struktur før system, prosess eller opprydding settes i gang. Fellesnevneren er at oversikten ikke lenger kan bæres av hukommelse, enkeltpersoner eller løse regneark alene.

Slik henger dette sammen med Natr

Natr er laget for bedrifter som vil samle biler, maskiner og utstyr i samme operative register. Derfor henger spørsmålet om hva som bør være med i et utstyrsregister naturlig sammen med utstyrsregister for biler, maskiner og verktøy , eu-kontroll og serviceintervaller i bilflåten og hele guidesamlingen for Natr . Når disse sporene samles, blir det lettere å bruke samme informasjon i drift, oppfølging og kostnadsforståelse.