Hvordan unngå doble innkjøp av verktøy og utstyr

Doble innkjøp av verktøy og utstyr skjer ofte fordi bedriften mangler synlig status på hva som allerede finnes, hvor det er og om det faktisk er klart til bruk. Nye kjøp føles raske i øyeblikket, men blir dyre når eksisterende utstyr egentlig bare var dårlig synlig eller feil plassert.

Poenget er ikke å registrere mest mulig. Poenget er å gjøre oversikten over bruk og disponering nyttig i drift, vedlikehold, dokumentasjon og videre beslutninger mens enheten fortsatt er i bruk.

Hva som må være synlig i driften

Doble innkjøp av verktøy og utstyr skjer ofte fordi bedriften mangler synlig status på hva som allerede finnes, hvor det er og om det faktisk er klart til bruk. I praksis betyr det at bedriften må kunne svare raskt på spørsmål om oversikt over tilgjengelige og utilgjengelige enheter, historikk på utlån, retur og mangler, kobling mellom innkjøpsbehov og faktisk kapasitet og hvordan bedre synlighet reduserer unødvendige kjøp. Når svarene ligger spredt, blir også resten av arbeidsflyten mer tungvint og personavhengig.

Dette henger tett sammen med hvem har hvilket utstyr , fordi god struktur på ett område gjør resten av oppfølgingen enklere og mindre personavhengig.

Tegn på at oversikten over kapasitet er for uklar

• Folk må spørre flere personer før de får et sikkert svar.
• Informasjon om oversikt over tilgjengelige og utilgjengelige enheter og historikk på utlån, retur og mangler finnes, men ikke samlet på samme sted.
• Status på kobling mellom innkjøpsbehov og faktisk kapasitet blir ofte vurdert for sent eller på nytt hver gang noen spør.
• Beslutninger om hvordan bedre synlighet reduserer unødvendige kjøp tas ofte uten at historikken er godt nok synlig.

Hvordan få mer ut av eksisterende enheter

1. La hver enhet ha en tydelig aktiv bruker, lokasjon eller prosjektkobling når det er relevant.
2. Gjør overleveringer og flytting sporbare slik at historikken ikke brytes når ansvar skifter.
3. Se bruksdata og tilgjengelighet sammen så dere oppdager lav utnyttelse eller feilprioritering tidlig.
4. Bruk oversikten før nye innkjøp eller nye leieavtaler vurderes.

Når denne arbeidsformen er på plass, blir det lettere å gå videre til flåtestyring for bedrifter og samtidig få mer verdi av utstyrsregister for biler, maskiner og verktøy .

Hvem dette er mest relevant for

Dette er spesielt relevant for virksomheter med mange mindre enheter som flyttes ofte og sjelden får full oppmerksomhet i ettertid. Fellesnevneren er at oversikten ikke lenger kan bæres av hukommelse, enkeltpersoner eller løse regneark alene.

Slik henger dette sammen med Natr

Natr er laget for bedrifter som vil samle biler, maskiner og utstyr i samme operative register. Derfor henger arbeidet med å unngå doble innkjøp av verktøy og utstyr naturlig sammen med hvem har hvilket utstyr , flåtestyring for bedrifter og hele guidesamlingen for Natr . Når disse sporene samles, blir det lettere å bruke samme informasjon i drift, oppfølging og kostnadsforståelse.