Internkontroll for bedriftens kjøretøy og maskiner

Internkontroll for bedriftens kjøretøy og maskiner blir langt mer brukbar når kontrollpunkter, avvik og status ligger på riktig enhet i stedet for i løse skjemaer. Internkontroll mister mye verdi når den ikke kan kobles tilbake til faktisk utstyr, faktisk dato og faktisk oppfølging.

Poenget er ikke å registrere mest mulig. Poenget er å gjøre vedlikeholdsarbeidet nyttig i drift, dokumentasjon og videre beslutninger mens enheten fortsatt er i bruk.

Hva som må være synlig i hverdagen

Internkontroll for bedriftens kjøretøy og maskiner blir langt mer brukbar når kontrollpunkter, avvik og status ligger på riktig enhet i stedet for i løse skjemaer. I praksis betyr det at bedriften må kunne svare raskt på spørsmål om hvilke kontroller som gjentas per enhet, hvem som bekrefter og hvem som følger opp, hvordan avvik lukkes uten å forsvinne og hvordan kontrollresultater brukes i drift og planlegging. Når svarene ligger spredt, blir også resten av arbeidsflyten mer tungvint og personavhengig.

Dette henger tett sammen med inspeksjonsrapporter for kjøretøy og maskiner , fordi god struktur på ett område gjør resten av oppfølgingen enklere og mindre personavhengig.

Tegn på at vedlikeholdet blir for reaktivt

• Folk må spørre flere personer før de får et sikkert svar.
• Informasjon om hvilke kontroller som gjentas per enhet og hvem som bekrefter og hvem som følger opp finnes, men ikke samlet på samme sted.
• Status på hvordan avvik lukkes uten å forsvinne blir ofte vurdert for sent eller på nytt hver gang noen spør.
• Beslutninger om hvordan kontrollresultater brukes i drift og planlegging tas ofte uten at historikken er godt nok synlig.

Hvordan jobbe mer forebyggende

1. Samle alle forfall og kontrollpunkter på riktig enhet i stedet for å spre dem mellom kalender, e-post og notater.
2. La kilometer, timetall eller annen bruk støtte opp under datoene når det gir et bedre bilde enn tid alene.
3. Fang opp utført arbeid, gjenstående merknader og status mens informasjonen fortsatt er fersk.
4. Bruk oversikten aktivt i planleggingen slik at drift og verksted ikke overrasker hverandre.

Når denne arbeidsformen er på plass, blir det lettere å gå videre til eu-kontroll og serviceintervaller i bilflåten og samtidig få mer verdi av utstyrsregister for biler, maskiner og verktøy .

Hvem dette er mest relevant for

Dette er relevant for bedrifter som vil løfte kontrollarbeidet fra papirspor til en mer operativ arbeidsflyt. Fellesnevneren er at oversikten ikke lenger kan bæres av hukommelse, enkeltpersoner eller løse regneark alene.

Slik henger dette sammen med Natr

Natr er laget for bedrifter som vil samle biler, maskiner og utstyr i samme operative register. Derfor henger internkontroll for bedriftens kjøretøy og maskiner naturlig sammen med inspeksjonsrapporter for kjøretøy og maskiner , eu-kontroll og serviceintervaller i bilflåten og hele guidesamlingen for Natr . Når disse sporene samles, blir det lettere å bruke samme informasjon i drift, oppfølging og kostnadsforståelse.