Fordele maskinkostnader når samme maskin brukes på flere prosjekter

En gravemaskin brukes på tre prosjekter i samme måned, men hele verkstedregningen blir lagt på prosjektet som hadde den sist. Da ser ett prosjekt dyrere ut og de andre billigere, uten at tallene sier særlig mye om den faktiske ressursbruken.

Før du fordeler kostnader, bestem hva prosjektregnskapet skal vise. Direkte merkostnader ved et oppdrag og full kostnad ved å eie maskinen er forskjellige perspektiver. Bruk en konsekvent modell og gjør avgrensningen synlig i rapporten. Se kostnad per maskin for selve kostnadsgrunnlaget.

Skill bruk fra tilgjengelighet

En maskin kan være reservert uten å være i arbeid. Registrer derfor både hvor den befinner seg, hvilken periode prosjektet disponerer den og hvilke brukstimer som er dokumentert. Transport og venting bør ikke automatisk regnes som produktiv driftstid.

Tabellen er et utgangspunkt for intern styring, ikke en fasit for regnskaps- eller skattebehandling. Avklar modellen med den som er ansvarlig for prosjektøkonomien.

Regn gjennom én måned først

Anta at dere fordeler 24 000 kroner etter 120 dokumenterte brukstimer. Intern sats blir da 200 kroner per time. Prosjekt A med 50 timer får 10 000 kroner, B med 40 timer får 8 000 kroner og C med 30 timer får 6 000 kroner. Summen er fortsatt 24 000 kroner.

Eksemplet sier ikke at 200 kroner dekker alle maskinkostnader. Hvis dere bare registrerer 90 av de 120 timene, blir resultatet misvisende. Kontroller derfor registreringsgrunnlaget før dere bruker satsen til å sammenligne prosjekter eller prise nye oppdrag.

Avklar flyttingen mens den skjer

Ved overlevering bør avsender og mottaker være enige om maskin, tidspunkt, timer og eventuelle avvik. Sett en ansvarlig for timer som ikke kan knyttes til et prosjekt. En felles uavklart-post er bedre enn at den siste brukeren får alt.

Natr er relevant når maskinoversikt og driftsoppfølging ligger spredt. Ta med én maskin og én måned i en gjennomgang av flåtestyringen. Be om å se hvordan prosjektbytter og avvik kan følges, og avklar hvilken kostnadsfordeling dere må gjøre utenfor løsningen. Da vurderer dere systemet mot en reell styringsoppgave.

Vis kapasitet som ikke brukes

En sats basert på faktisk registrerte timer kan stige bare fordi maskinen har stått mer stille. Anta samme kostnadsgrunnlag på 24 000 kroner, men bare 80 dokumenterte brukstimer i neste måned. Fordeles alt etter disse timene, blir satsen 300 kroner fremfor 200. Det betyr ikke nødvendigvis at prosjektene bruker maskinen mindre effektivt; ledig kapasitet kan forklare endringen.

Vis derfor registrert bruk og disponibel kapasitet ved siden av kostnaden. Avklar om ubrukt kapasitet skal ligge som en egen styringspost eller inngå i prosjektsatsen. Begge modeller trenger et forklart formål, ellers kan et prosjekt bli vurdert mot en sats det ikke kunne påvirke.

Når verkstedet fakturerer flere enheter samlet, bruk fordeling av servicefaktura på maskiner.