Én servicefaktura for flere maskiner: finn kostnaden per enhet

Tre maskiner får service samme uke. Verkstedet sender én faktura, mens driftslederen ønsker kostnad per maskin. En lik tredeling kan være enkel, men lite nyttig hvis én enhet fikk en stor reparasjon og de to andre bare en kontroll.

Begynn med direkte arbeid og deler per maskin. Fordel eventuelle felleskostnader etter et forklart prinsipp som passer formålet. Denne guiden gjelder intern driftsoversikt; regnskapsmessig behandling må avklares særskilt.

Bruk maskin-ID fremfor fritekst

Koble fakturaen til arbeidsordre og en entydig maskinidentifikator. «Minigraver» er ikke nok hvis dere har fire like. Registreringsnummer eller serienummer kan brukes som kontroll mot virksomhetens maskinregister.

Be om en spesifikasjon hvis fakturaen bare sier «service maskinpark». Avklar samtidig hva som er forebyggende vedlikehold, reparasjon og eventuelle tiltak som trenger en egen regnskapsvurdering. Ikke bruk en fordelingsnøkkel til å skjule at grunnlaget mangler.

Et illustrert fordelingsregnestykke

Anta en faktura med 30 000 kroner i arbeid og deler og 3 000 i felles transport, på samme sammenligningsgrunnlag:

Lik transportandel er bare antakelsen i dette eksemplet. Hvis transporten skyldtes en særskilt henting av maskin A, kan en annen fordeling gi et mer relevant bilde. Dokumenter vurderingen fremfor å endre nøkkelen fra måned til måned uten forklaring.

Ikke fordel samme kostnad to ganger

En maskin kan også belastes prosjekter med en intern timesats som inkluderer vedlikehold. Hvis samme servicefaktura i tillegg belastes prosjektene direkte, kan kostnaden bli dobbelt medregnet i styringsrapporten.

Les om maskiner på flere prosjekter og avklar om rapporten viser faktiske kostnader, interne fordelinger eller begge i separate kolonner. Intern belastning er ikke ny ekstern kostnad.

Følg kreditnotaen tilbake

Hvis verkstedet senere krediterer en del som bare tilhørte maskin B, bør korreksjonen følge den samme enheten. En forholdsmessig reduksjon på alle maskiner vil ellers gjøre historikken mindre presis.

Bevar faktura, fordeling, maskinreferanse og godkjenning samlet. Sammenlign deretter kostnad per maskin over en relevant periode, uten å konkludere om utskifting ut fra én uvanlig regning.

Ved en gjennomgang av Natr kan dere bruke én fler-maskinfaktura som prøve. Avklar hvilke opplysninger løsningen håndterer og hva som fortsatt må følges opp av regnskapsansvarlig.