Tildeling av biler og verktøy til ansatte

Tildeling av biler og verktøy til ansatte bør være synlig og historisk sporbar slik at ansvar, tilgjengelighet og skadeoppfølging ikke blir uklare ved bytter. Når tildeling skjer muntlig eller i mange ulike kanaler, mister bedriften raskt oversikt over hvem som har hva akkurat nå.

Poenget er ikke å registrere mest mulig. Poenget er å gjøre oversikten over bruk og disponering nyttig i drift, vedlikehold, dokumentasjon og videre beslutninger mens enheten fortsatt er i bruk.

Hva som må være synlig i driften

Tildeling av biler og verktøy til ansatte bør være synlig og historisk sporbar slik at ansvar, tilgjengelighet og skadeoppfølging ikke blir uklare ved bytter. I praksis betyr det at bedriften må kunne svare raskt på spørsmål om hvem som har enheten nå og fra når, hvordan overlevering dokumenteres, kobling mellom tildeling, skade og mangel og historikk når enheten skifter bruker. Når svarene ligger spredt, blir også resten av arbeidsflyten mer tungvint og personavhengig.

Dette henger tett sammen med hvem har hvilket utstyr , fordi god struktur på ett område gjør resten av oppfølgingen enklere og mindre personavhengig.

Tegn på at tildelingen er for uklar

• Folk må spørre flere personer før de får et sikkert svar.
• Informasjon om hvem som har enheten nå og fra når og hvordan overlevering dokumenteres finnes, men ikke samlet på samme sted.
• Status på kobling mellom tildeling, skade og mangel blir ofte vurdert for sent eller på nytt hver gang noen spør.
• Beslutninger om historikk når enheten skifter bruker tas ofte uten at historikken er godt nok synlig.

Hvordan få mer ut av eksisterende enheter

1. La hver enhet ha en tydelig aktiv bruker, lokasjon eller prosjektkobling når det er relevant.
2. Gjør overleveringer og flytting sporbare slik at historikken ikke brytes når ansvar skifter.
3. Se bruksdata og tilgjengelighet sammen så dere oppdager lav utnyttelse eller feilprioritering tidlig.
4. Bruk oversikten før nye innkjøp eller nye leieavtaler vurderes.

Når denne arbeidsformen er på plass, blir det lettere å gå videre til flåtestyring for bedrifter og samtidig få mer verdi av utstyrsregister for biler, maskiner og verktøy .

Hvem dette er mest relevant for

Dette er spesielt relevant for virksomheter med skiftende team, delt utstyr eller mange biler i daglig bruk. Fellesnevneren er at oversikten ikke lenger kan bæres av hukommelse, enkeltpersoner eller løse regneark alene.

Slik henger dette sammen med Natr

Natr er laget for bedrifter som vil samle biler, maskiner og utstyr i samme operative register. Derfor henger tildeling av biler og verktøy til ansatte naturlig sammen med hvem har hvilket utstyr , flåtestyring for bedrifter og hele guidesamlingen for Natr . Når disse sporene samles, blir det lettere å bruke samme informasjon i drift, oppfølging og kostnadsforståelse.